Correo - Configuración del Servidor de Envío de Correo

En ASM, podremos enviar correos o generar notificaciones automáticas mediante correos electrónicos en diferentes partes de la plataforma, como por ejemplo las siguientes:

- Envío de presupuestos directamente a clientes.

- Envío a clientes de la documentación de póliza o Certificado generado en la emisión.

- Aviso de emisión. notificación automática cada vez que se realice una emisión dentro de Avant2.

- Aviso de Solicitud de información por parte de un cliente que ha cotizado a través del Tarificador Web. (Click to Call)

- Envío de copias de documentos firmados en la herramienta de Gestión de Firmas. - Consentimiento RGPD (Gestor de Firmas).

Vamos a revisar: 

En todos estos envíos se puede determinar el correo remitente de la comunicación, y aunque existe una configuración por defecto y genérica, se puede personalizar para que el remitente desde Avant2 sea una cuenta de correo perteneciente a la correduría, esto mejora la gestión y la imagen profesional.

Se disponen de dos configuraciones del correo:
- Configuración personalizada - Para cuentas que no son de Google.

-  Google (OAuth) - Para cuentas que usan Google.

1.1.Configuración Personalizada (cuenta no Google )

Previamente debe solicitar a su gestor de correo, su dominio web, que le facilite los datos de configuración de cliente de correo (Servidor de correo saliente – SMTP), con estos datos ya podemos configurar ASM.

Muy importante una vez configurado el cliente de correo y si utiliza la herramienta de Gestión de Firmas de ASM, indicar una cuenta de correo donde se recibirá una copia de todos los documentos firmados por los clientes, Pólizas, SEPA, contratos y sobre todo Documentos de Consentimiento de tratamiento de datos personales de la nueva RGPD.

1.2. Configuración Google Oauth ( cuenta  Google )

Si usas un correo de Google para tus comunicaciones a través ASM.

Al acceder a la configuración del envío de correos de Avant2 Sales Manager, aparecerá la opción Google (Oauth), que será la que debemos utilizar si queremos que los correos se envíen a través de una de nuestras cuentas de correo de Google.

Al seleccionar esta opción, nos mostrará el correo autorizado actualmente (ninguno si es la primera vez), y un botón para autorizar el envío de correos a través de una cuenta de Google.

Al pulsar este botón, se iniciará el proceso de autorización. La pantalla del MAO se quedará esperando a que finalice el proceso y se abrirá una pestaña en el navegador para iniciar el proceso de autorización.

En esta pantalla tendremos que seleccionar la cuenta desde la que queremos enviar los correos, y será necesario hacer login en la misma, si no lo hemos hecho ya. Una vez seleccionada la cuenta, nos aparecerá una pantalla en la nos indica que se compartirá el nombre, la dirección de correo electrónico, la preferencia de idioma y la imagen de perfil con la aplicación de Avant2 Sales Manager.

Al pulsar en "Permitir", si todo ha funcionado correctamente, se nos mostrará una pantalla indicando que los detalles de verificación se han recibido correctamente.
En este momento podremos cerrar la pestaña del navegador y volver al MAO de Avant2 Sales Manager. Al volver veremos un mensaje confirmando que se ha obtenido la autorización correctamente.

Al cerrar el mensaje, podremos ver el correo a través del cual se enviarán los correos desde Avant2 Sales Manager y si ya se tiene configurada una cuenta, y se desea cambiar, se debe pulsar el botón Autorizar otra cuenta de Google. Esto eliminará de nuestro sistema los parámetros de configuración de la cuenta actual e iniciará el proceso de autorización para la nueva cuenta.

2. Textos que aparecen en los correos

La plataforma permite configurar textos que se remitirán a la hora de enviar un email al cliente .

2.1. Texto email del documento de la póliza

Al realizar una emisión, permite que la documentación de la emisión sea enviada por email al cliente, este apartado, permite añadir un texto predeterminado para estos casos de emisión, que aparecerá en el cuerpo del email.

El email llega con asunto, Avant2: Documentos de la emisión XXXXX, informando del texto de la siguiente manera.

2.2. Texto aviso legal

A la hora de enviar un presupuesto o la documentación de una emisión por email, se podrá añadir un texto legal,  que será remitido en el cuerpo del mensaje.

2.3. Texto para el email de proyectos

Al realizar un presupuesto, permite ser enviado por email directamente al cliente añadiendo de forma predeterminada el cuerpo del mensaje que se va a enviar.

Este apartado también está reflejado en el apartado “informe proyecto” y si modifica en uno el texto, se modificará en el otro de forma automática.

El email llega con Asunto,Avant2: Presupuesto XXXXX, y se visualizará de esta manera.