4.2 Centro de Incidencias y Tareas
Centro de Incidencias y Tareas TBM WEB
Tesis Broker Manager
En TBM podremos crear diversas notas y tareas que nos permitirán anotar gestiones pendientes, parametrizar avisos de cara al futuro o simplemente dejar reflejo de acciones realizadas a un determinado registro de nuestra base de datos. A continuación explicaremos su funcionamiento.
En TBM existen las llamadas incidencias, las cuales vamos a encontrar en diversos apartados de la plataforma, como pueden ser las Oportunidades, Pólizas, Clientes, Recibos, Siniestros, Colaboradores etc… Estas incidencias NO indican fallos o errores en el registro que se esté manejando, si no que se corresponden con GESTIONES Y NOTAS que se estén realizando en dicho registro.
En esta guía aprenderemos:
- Crear una incidencia
- Crear una tarea
1.Creación de una incidencia
A continuación, veremos un ejemplo de creación de incidencia y tareas en el apartado de CLIENTES. Para empezar, nos dirigiremos al apartado de CLIENTES en la barra lateral izquierda de TBM y clicamos en el BUSCADOR DE CLIENTES para realizar una búsqueda del cliente particular al que queramos incluir la INCIDENCIA.
Buscaremos el cliente utilizando los filtros proporcionados y accederemos a la ficha del cliente.
Una vez dentro del registro del cliente al que queramos incluir la incidencia, nos dirigiremos a la pestaña de NOTAS, en la barra superior del registro del cliente.
Una vez aquí podremos en la parte inferior de la pantalla todas las INCIDENCIAS que ya tiene el registro que estamos manejando. Además de ello nos encontramos el apartado de incluir NUEVA NOTA.
Nos aparecerá una ventana como la de la siguiente captura, en la que deberemos parametrizar los valores que ahí aparecen.
Como apartados obligatorios se debe indicar el Asunto y la Descripción de la nota. Así mismo podremos parametrizar fechas y añadir etiquetas para especificar en mayor medida de que se tratan.
También nos será posible Crear un aviso, en el que podremos indicar a qué usuarios queremos que les llegue dicho aviso y la fecha que deseamos para programarlo.
Una vez le demos al botón de GUARDAR habremos creado la NOTA/INCIDENCIA.
1.1 Visualización de las incidencias
Para visualizar todas aquellas incidencias que se han generado en cada objeto (clientes, pólizas, recibos, siniestros), existe la opción propia llamada INCIDENCIAS. Es importante tener en cuenta que solo nos permitirá visualizar aquellas incidencias del apartado que estemos utilizando.
Para visualizar el conjunto de incidencias que tenemos, será necesario utilizar el CENTRO DE INCIDENCIAS.
2. Creación de Tareas
Las TAREAS solo se pueden crear dentro de las INCIDENCIAS, nos permiten profundizar más en el tratamiento y resolución de la incidencia vinculada. Podríamos tener una incidencia en la que tendríamos que realizar una acción general y generaríamos tareas particulares relacionadas con esa incidencia.
Para crear una tarea, clicaríamos TAREAS para visualizar todas las tareas creadas y poder crear nuevas.
Clicamos en NUEVA TAREA, donde se abrirá la siguiente pantalla:
Desde este apartado podremos configurar todos los parámetros necesarios:
- TIPO: Podremos definir si la presente tarea se corresponde con una tarea o una llamada.
- SITUACIÓN: definiremos si la tarea está pendiente o finalizada.
- PRIORIDAD de la tarea: alta, normal o baja
- DESTINATARIO : usuario que se encargará de gestionar la presente tarea.
- FECHA Y HORA en la que queremos que esta tarea se gestione y que el propio TBM nos muestre la tarea a realizar siguiendo el rango temporal indicado.
- DESCRIPCIÓN: podremos utilizar el listado de descripciones previas o escribir a mano una descripción completamente nueva de la tarea.
- OBSERVACIONES: podremos incluir con mayor detalle los aspectos a tratar en la tarea y las gestiones realizadas en la misma.
- CARGA DE TAREAS : Calendario que nos mostrará la cantidad de tareas por día que tenga asignadas el usuario que hayamos seleccionado.
- INCIDENCIA SELECCIONADA: incidencia a la cual se relaciona la tarea actual.
- INCIDENCIAS RECIENTES: Resumen de las notas de este objeto seleccionado.
- RESOLUCIÓN: nos permitirá también indicar mediante texto el mensaje que deseemos dejar registrado. Normalmente lo que se indica en dicho apartado está relacionado con el resultado derivado de la finalización de la tarea en cuestión.
Una vez que tengamos todos los puntos parametrizados de la tarea clicaríamos en la opción de GUARDAR.
Importante no clicar en GUARDAR COMO RESUELTA si no es el caso, puesto que la
tarea se cerraría como resuelta y no podríamos trabajar con ella, ni nos avisará en la fecha indicada.
Tras guardar la tarea nos llevará de nuevo al listado de todas las incidencias que teníamos con el cliente y podremos comprobar que la tarea se ha creado de forma satisfactoria.
Para ver con más detalle la tarea que hemos creado, clicaremos en el apartado de TAREAS indicado en la captura anterior. Se nos abrirá una ventana en la que muestra todas las tareas relacionadas con esa incidencia y datos detallados de la misma.
Podremos dar como RESUELTA una tarea de forma directa clicando en el botón del TIC VERDE de la derecha de la pantalla.
También podremos editar los detalles de la tarea clicando en el icono de LÁPIZ, a la derecha del icono anterior
Una vez hayamos trabajado con la INCIDENCIA y sus TAREAS relacionadas, podremos darlas como RESUELTAS y CERRARLAS. Cabe decir, que una NOTA no puede ser cerrada si no se ha cerrado de manera previa todas las tareas asociadas a la misma.
Cuando vayamos a cerrar la nota nos indicará el siguiente mensaje, en el cual debemos indicar si la nota ha sido FINALIZADA o CANCELADA, y nos dará la opción de poner una RESOLUCIÓN. Una vez cumplimentado la nota nos aparecerá como cerrada.
De esta forma se crearán y gestionarán tanto las INCIDENCIAS como las TAREAS dentro de TBM, ahora veremos como podemos visualizar dichos apartados desde otros puntos de TBM de una manera más general.
2.1. Visualización de todas las tareas
Para visualizar las TAREAS tendremos un apartado en la columna izquierda de TBM un apartado en particular con ese nombre. Desde ahí podremos utilizar los filtros correspondientes relacionados con las fechas, los usuarios etc… para que nos muestre los resultados deseados.
Además, en la pantalla de INICIO, se muestra un apartado de TAREAS en el cual, podremos utilizar los filtros para definir qué tareas nos aparecen. Esta es una herramienta muy útil para planificar el trabajo del día y ver las tareas a realizar hoy o en la fecha que se defina.
Datos Registrales BORME CODEOSCOPIC S.A. – A85677342 - Registro Mercantil de MADRID T 26683, L 0, F 71, S 8, H M 480885, I/A 1(20.05.09)
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