El Gestor de Tareas Programadas, o GTP, es una herramienta de gran utilidad que nos permitirá la configuración de procesos automáticos como el envío de correos electrónicos vinculados a acciones dentro de la base de datos, el envío de informes automáticos siguiendo una serie de parámetros temporales personalizados entre otras acciones.

El uso del GTP nos facilita y agiliza este tipo de gestión, sin que precisemos actuar directamente sobre ellos.

1. Configuración

Para poder configurar el acceso al GTP, tendremos que ir a TBM ADMIN a la pestaña Utilidades / Usuarios.

Una vez allí, buscaremos y seleccionaremos el usuario deseado para configurar el GTP, cuando seleccionemos el usuario en cuestión, nos iremos a la pestaña inferior de Parámetros dentro del usuario.

Pòsterioremtente clicaremos en Editar.

Cuando cliquemos en Editar, pincharemos en el icono de la flecha verde junto al apartado Envío de Correos Electrónicos desde el Gestor de Tareas Programas (GTP).

Una vez que cliquemos nos aparecerá la siguiente ventana emergente, la cual tenemos que rellenar con nuestros datos en el apartado de Datos del Servidor de Salida.

Descripción: Aquí incluiremos el nombre con el que queramos que nos aparezca el correo electrónico a la hora de configurar la cuenta para su uso en el GTP.

Correo electrónico: Indicamos la cuenta que se utilizará para realizar los envíos de comunicaciones desde el GTP.

Servidor, Puerto y Cifrado: Esto hace referencia a la configuración concreta del correo electrónico de salida. Dichos datos suelen localizarse en la configuración de la cuenta del correo electrónico. En caso de no localizar dichos datos, poneros en contacto con vuestro informático o con vuestro proveedor de correo para que os confirme dichos datos.

Usuario: Corresponde de nuevo con el correo electrónico a configurar.

Contraseña: Es la contraseña que se tenga para el acceso de dicho correo electrónico. Una vez configurada solicitará que se vuelva a incluir la contraseña una segunda vez para verificarla.

Clicamos en Aceptar para confirmar los datos.

En la misma pantalla también tenemos el apartado de Plantillas para el correo electrónico en el envío de informes.

Aquí podemos configurar el Asunto del correo y lo que queremos que aparezca en el correo como por ejemplo puede ser nuestra firma. Este es un apartado que podéis modificar o lo podéis dejar por defecto. Lo aquí indicado vendrá reflejado en aquellos correos electrónicos que nos lleguen desde el GTP relacionados con envíos de informes.

Para modificarlo debéis clicar en la flecha verde indicada en la captura anterior.

2. Funcionamiento

Una vez configurado el GTP, nos dirigiremos al apartado correspondiente que se encuentra en Utilidades / Gestor de Tareas Programadas.

Al entrar el GTP lo primero que nos encontraremos será la siguiente pantalla:

A la derecha de la misma podremos observar los apartados principales de la misma, que son Vistas, Acciones e Informes. En primer lugar veremos el apartado de Acciones, más relacionado con la parametrización de las tareas, pero posteriormente centraremos nuestra atención en los dos otros dos apartados.

En el apartado de Acciones tendremos la opción de Nueva Tarea, la cual nos permitirá iniciar la parametrización de las tareas del GTP.

Primeramente nos aparecerá esta pantalla, clicaremos en Siguiente.

A continuación, nos saldrá esta pantalla, en este apartado es donde seleccionaremos que tipo de tarea queremos programar, las opciones que tenemos son: Informes, Mensajería, Mailing, Aviso de cobro y Reglas de Negocio.

Primeramente seleccionamos que tipo de proceso queremos programar, una vez lo seleccionemos, clicamos en la lupa para buscar que proceso concreto y específico queremos programar, es decir que informe, o plantilla o mailing o aviso o regla queremos programar.

Cuando lo seleccionemos nos aparecerá de la siguiente manera:

Una vez seleccionado el proceso, podremos seleccionar desde qué cuenta queremos enviar la tarea (en el caso de que tengamos varias cuentas configuradas),

Dependiendo de la tarea que vayamos a configurar, nos aparecerán opciones adicionales como en el caso de los Informes, que nos permite parametrizar el formato del envío del informe entre PDF o Excel (XLS).

Cuando lo tengamos todo seleccionando a nuestro gusto clicamos en Siguiente.

A continuación nos aparecerá la siguiente pantalla, en la cual seleccionamos a quién queremos que se envíe la tarea. Se nos ofrecen varias opciones en el siguiente desplegable.

Estas opciones varían dependiendo del tipo de tarea y algunas de dichas opciones suelen utilizarse más dependiendo de qué tarea estemos realizando. Por ejemplo, en este caso, al ser un informe lo más habitual sería indicar una serie de destinatarios específicos de la correduría para que le llegasen regularmente los informes deseados.

Para incluir manualmente a los destinatarios podemos utilizar el símbolo de +, seleccionando entre los usuarios dados de alta en el programa, o podemos utilizar el símbolo de nuevo para incluir manualmente el correo.

En el primer caso, al clicar en el símbolo + nos aparecerá una serie de filtros para seleccionar los usuarios deseados.

Una vez lanzado el filtro nos aparecerá el listado de los mismos, los cuales podremos seleccionar manualmente clicando en cada usuario o masivamente utilizando los botones laterales para seleccionar o deseleccionar los usuarios masivamente.

Una vez seleccionado y cargada la selección, nos aparecerá de la siguiente manera:

En caso de que seleccionemos la opción de indicar manualmente el correo electrónico seleccionamos la opción de nuevo e introducimos el correo electrónico. Una vez introducido clicamos en el símbolo del check verde.

En caso de que estemos realizando una tarea relacionada con comunicaciones desde Mensajería o Mailings, lo más habitual es seleccionar la opción de A cada uno de los Clientes como destinatarios de la comunicación. Esto implica que, todos los clientes que cumplan las condiciones de la comunicación, recibirán el mensaje configurado por correo electrónico.

Una vez configurado esto clicaremos en Siguiente.

A continuación nos saldrá esta pantalla, aquí podremos seleccionar cuando queremos que se ejecute la tarea, tenemos dos opciones o bien Al ejecutarse una acción o también Programando una fecha/hora o periodo, y su posible repetición.

La primera de estas opciones, Al ejecutarse una acción, suele ser utilizada más en aquellas tareas programadas relacionadas con comunicaciones dirigidas directamente a los clientes. Esto es debido a que, al pasar de pantalla, podremos seleccionar qué acción es la que debe ejecutar el envío.

En la siguiente captura de pantalla podremos ver diferentes opciones, relacionadas en este caso con Pólizas. Las opciones presentadas varían dependiendo de si la mensajería o el mailing parametrizado es para clientes, recibos, siniestros, pólizas etc…

También es posible parametrizar en que momento queremos que se ejecute la tarea programada, seleccionando una de las opciones de la parte inferior de la pantalla, que nos ofrecen diversas temporalidades. Tendremos opciones como: en el momento de la acción, días después o con antelación.

Un ejemplo aplicable para este tipo de tareas que acabamos de comentar podría ser el mandar un correo de bienvenida a los clientes cada vez que se detecte un alta de póliza o en el sistema.

En caso de que seleccionemos la opción de Programando una fecha/hora o periodo, y su posible repetición, la cual es más habitualmente usada para enviarnos periódicamente informes, nos aparecerán las siguientes opciones:

Dichas opciones nos permiten personalizar su ejecución, programando de manera Diaria, Semanal, Mensual o Anual.

También podemos seleccionar cuándo queremos que se ejecute la tarea y además podemos seleccionar su finalización, en caso de que queramos que finalice, ya que también podemos ponerla sin fecha de finalización, y así la tarea se ejecutará cada vez que esté programada.

En la última pantalla nos aparecerán las siguientes opciones:

Evento Activo (se ejecutará según parámetros): Seleccionando dicha opción la tarea programada se ejecutará de manera automática según lo que hemos parametrizado previamente y sin consultarnos al respecto.

Evento Activo, pero con confirmación por parte del usuario: La tarea se ejecutará según lo parametrizado pero no se enviará como tal hasta que no confirmemos manualmente que debe hacerlo. (Posteriormente veremos cómo realizar dicha confirmación)

Evento pausado (a la espera de que sea activado): Seleccionando esta opción, todo queda parametrizado, pero no se va a ejecutar la tarea hasta que no cambiemos el estado general del evento a una de las dos opciones anteriores.

Además, podremos parametrizar la Franja de ejecución de la tarea, delimitando las horas en las que queremos que se ejecuten estas tareas.

Con esto finaliza el proceso principal para crear y parametrizar tareas, aunque huelga decir que también existe otro método por el que podemos iniciar la configuración de una tarea.

Directamente desde un informe o un proceso de mensajería es posible configurar que dicho registro se configure para realizar un envío. Desde la última ventana de configuración de un informe, mensaje o mailing aparecerá la opción de Programar tarea para este informe y al clicar dicha opción nos aparecerá el botón mostrado en la captura:

Esto nos permitirá comenzar todo el proceso detallado anteriormente pero el informe o comunicado ya previamente seleccionado.

3. Otras opciones de uso

Otros puntos importantes del apartado del GTP es el apartado de Vistas, desde el cual podremos realizar un seguimiento de todas las tareas que se están ejecutando en nuestro programa y también podremos gestionar las tareas que hayan sido configuradas para ser confirmadas manualmente.

En primer lugar vamos a ver la pestaña de Logs de Tareas.

Una vez que clicamos en la misma nos aparecerá la siguiente pantalla que nos muestran todas las tareas que se han ejecutado o se han intentado ejecutar dentro de la temporalidad indicada en los filtros.

Podemos utilizar diferentes filtros para tener un mayor control sobre las tareas que se están ejecutando. En primer lugar podremos filtrar por el Proceso concreto que queremos revisar, indicando si queremos ver informes, mensajería, mailings etc…

También podemos filtrar por Estado, diferenciando entre aquellos con Errores, Incidencias o que son Correctos.

En caso de que nos muestran Incidencia los logs, los cuales tienen el símbolo de exclamación marcado, nos mostrarán mensajes que nos indiquen la razón por la cual no ha podido ser ejecutada la tarea automática asignada, en este caso concreto pues no se han encontrado avisos que cumplan los criterios de la tarea.

En caso de que se haya ejecutado correctamente, nos aparecerá el símbolo del check verde y nos aparecerá un mensaje indicando cuántos registros se han procesado correctamente.

Volviendo a la pestaña de Vistas, otra de las opciones que tenemos disponibles es Confirmación de Tareas. Este apartado se utiliza para terminar de gestionar todas aquellas tareas que hayamos parametrizado como activas pero con confirmación por parte del usuario.

Una vez entremos en dicho apartado se nos mostrará una pantalla como la siguiente, donde podremos ver una serie de filtros para acotar nuestras tareas y un listado con los datos esenciales

Tendremos disponibles varios filtros para acotar la información.

En primer lugar el filtro de Proceso en el que podremos indicar si solo queremos ver tareas de Informes, Mensajería, Mailings etc…

En segundo lugar podremos filtrar por Tipo, es decir como se realiza la comunicación si es por correo electrónico, SMS…

También nos será posible filtrar por Estado, verificando si las tareas están pendientes de confirmación, si ya están confirmadas o si por el contrario han sido anuladas.

Podremos filtrar así mismo por Destino, es decir, la dirección de correo electrónico a la que se realizan los envíos de las tareas, así como por fechas para acotar aún más nuestra búsqueda.

El último filtro, el cual tendremos a la derecha de todos los filtros anteriores, podremos seleccionar una tarea concreta que queramos revisar.

Por último, a la derecha de la pantalla, dentro del apartado de Acciones, tendremos diversas opciones, las cuales vemos en la siguiente imagen.

Para confirmar o anular las tareas a la espera debemos clicar en el botón Confirmar/Anular Tareas, lo cual nos abrirá una ventana con todas las tareas pendientes por gestionar. En dicha ventana podremos indicar si las tareas deben confirmarse o deben anularse. Una vez indicado lo que deben realizar las tareas, seleccionamos las taeras

Una vez seleccionadas clicamos en Actualizar la Selección para que se realicen las acciones según los parámetros que hemos indicado.

En caso de que, dentro de las tareas pendientes por confirmar, haya alguna casuística que impida su ejecución nos aparecerá el siguiente símbolo.

En este caso concreto sale el mensaje puesto que no se ha indicado un correo electrónico de Destino al cual lanzar la tarea programada.

Dicha situación puede ser solventada si nos dirigimos a la barra de Acciones, en la derecha de la pantalla, y clicamos en Editar Correos.

Esto nos habilitará la opción de Actualizar los correos para esta tarea en particular y se nos dará también la posibilidad de registrar dicho correo directamente en la ficha de Cliente.

El apartado de Informes de tareas, en la ventana principal del GTP, nos va a mostrar un informe de todas las tareas que tenemos parametrizadas, ya estén activas o pausadas.

El informe se nos mostrará de forma similar a la mostrada en la siguiente captura, mostrándonos los siguientes datos: Estado, Tipo, Descripción y Usuario.

Informes similares, con los mismos campos, estarán disponibles dentro de los apartados de de Logs de Tareas. En el caso de la confirmación de tareas los campos serán distintos tal y como se muestra en la siguiente captura:

Por último tenemos el apartado de Plantillas, en el que podremos visualizar las diferentes plantillas que tenemos parametrizadas en TBM, distribuidos en las diferentes categorías que se pueden apreciar en la captura de pantalla:

Al seleccionar una de las opciones disponibles se nos abrirá una ventana como la mostrada a continuación. En dicha ventana podremos ver una serie de filtros que se corresponden con el método de envío de la plantilla (SMS, Correo electrónico, carta etc…)

Dependiendo de la opción seleccionada se nos mostrará el listado de plantillas disponibles en la parte inferior de la ventana.

En dicha parte inferior, podremos encontrar una serie de botones que nos permitirán realizar diversas acciones con las plantillas seleccionadas. Podremos crear una plantilla nueva desde cero, modificar la existente, eliminarla o copiar la plantilla, así como exportar o importar otras plantillas.