En esta guía vamos a ver como utilizar el apartado de Oportunidades en TBM Web. Dicho apartado nos permitirá llevar un seguimiento de aquellos riesgos que queremos asegurar y que todavía no hemos convertido en póliza que se estén gestionando, permitiéndonos dejar reflejados datos del cliente, riesgos, competidores, cotizaciones etc…

Veremos cómo parametrizar la herramienta o, así como crear una oportunidad de negocio desde cero, desde su creación hasta  el registro de las cotizaciones realizadas y su emisión.

Así mismo veremos cómo realizar búsquedas de dichas oportunidades, realizar un seguimiento de las oportunidades que tengamos pendientes, revisar las emisiones, cotizaciones, campañas de venta cruzada y estadísticas de nuestras oportunidades. Todo esto lo veremos en detalle a lo largo de esta guía.

Proceso

1. Configuración del apartado Oportunidades.

2. Creación de nuevas oportunidades.

3. Registro de cotizaciones.

4. Registro de su emisión o rechazo.

1 .CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS OPORTUNIDADES

Para realizar una oportunidad en TBM en primer lugar debemos realizar la configuración de dicho apartado. Para ello nos dirigiremos a Configuración/Parámetros en la barra lateral izquierda.

Dentro de este apartado, deberemos configurar las tres pestañas que muestro a continuación como mínimo para que las Oportunidades se puedan ejecutar:

En dichas pestañas clicaremos en Editar y posteriormente seleccionaremos los valores que deseemos. Esto determinará el comportamiento por defecto de las Oportunidades que creemos en el programa, por lo que la elección de estos valores es subjetiva para cada correduría.

La pestaña de Etapas lo que permite es determinar los puntos en los que se puede encontrar cada oportunidad:  cotización, cotizado, espera aceptación del cliente, negociación, oportunidad potencial….. 

La pestaña de Datos por defecto nos permitirá parametrizar cual es la Etapa, Tipo, Gestor administrativo y comercial por defecto que quedarán reflejadas en la oportunidad una vez que la creemos.

 Huelga decir que estos valores por defecto pueden modificarse posteriormente una vez que la oportunidad ya ha sido creada.

La pestaña de Definiciones funciona de manera similar a lo visto anteriormente, permitiendo parametrizar los datos por defecto de las diversas etapas y tipos de datos que aparecerán durante el proceso de la Oportunidad.

Luego tendremos la pestaña de Grupos tipo opt, la cual nos permitirá crear grupos de oportunidades personalizadas para ayudarnos a categorizar las oportunidades según como se haya iniciado la misma, para ello clicaremos en Nuevo Grupo.

Posteriormente indicaremos el nombre del Grupo y  seleccionaremos en los Tipos los parámetros a desear para el presente grupo.

La última pestaña que tenemos disponible es la de Motivos de cierre, en la cual podremos configurar de manera personalizada los motivos de cierre que podemos indicar en la Oportunidad. Para crear un motivo clicaremos en Nuevo Motivo.

Una vez hecho esto, tras cerrar la sesión y volver a entrar al programa, este aplicará los datos configurados permitiendo que se pueda trabajar ya con las oportunidades. 

Para acceder a las Oportunidades debemos dirigirnos al apartado correspondiente, accediendo al mismo en la columna izquierda de TBM Web. 

Una vez cliquemos en dicha opción se nos mostrarán todas las opciones disponibles dentro del apartado de Oportunidades. De momento nos centraremos únicamente en crear oportunidades y su gestión, posteriormente veremos el resto de apartados, por lo que clicaremos en Nueva Oportunidad. 

2. CREACIÓN DE UNA NUEVA OPORTUNIDAD

Tras ello nos solicitará elegir qué tipo de Oportunidad queremos realizar. Tendremos un abanico de opciones disponibles, de las cuales seleccionaremos la que deseemos parametrizar. 

Ya teniendo una de las opciones elegidas, TBM nos solicitará que introduzcamos los datos del cliente para poder crear la oportunidad. Deberemos introducir el CIF de la persona física o jurídica a la que queramos realizar dicha oportunidad. 

Cabe decir que si el cliente está dentro de nuestra base de datos de TBM los datos se cumplimentarán automáticamente, pero en caso de que el cliente sea completamente nuevo tras introducir el DNI nos solicitará que rellenemos el resto de datos del cliente. 

Existe también la opción de utilizar el buscador de Clientes, para ello clicamos en Buscar.

Tras esto nos aparecerán una serie de filtros que nos permitirán acotar la búsqueda y seleccionar el cliente deseado.

Independientemente de la existencia previa o no del cliente dentro de nuestra base de datos, será necesario que introduzcamos posteriormente los datos del riesgo. Dichos datos variarán dependiendo de qué tipo de oportunidad estemos creando. 

Así mismo deberemos indicar si el cliente tiene algún tipo de Seguro actual. En caso de que el cliente tenga seguro actualmente y conozcamos los datos debemos seleccionar la opción de Tiene seguro actualmente. En caso de que no tenga o no sepamos los datos debemos seleccionar una de las dos opciones restantes.

Una vez hayamos introducido correctamente todos los datos nos aparecerá el siguiente mensaje indicando que el proceso ha finalizado de forma correcta. 

Una vez que dicho proceso haya finalizado la Oportunidad habrá quedado correctamente guardada y podremos acceder a la misma.

Lo primero que nos encontraremos será la Ficha de la Oportunidad que acabamos de crear. En dicha ficha nos aparecerá buena parte de la información que hemos introducido en los apartados anteriores a la hora de dar de alta la Oportunidad.

Estos apartados son modificables y editables. Podremos llevar un seguimiento de la Oportunidad indicando el Estado en el que se encuentra la Oportunidad, la Etapa actual y el Tipo de oportunidad que se está realizando. Esto nos será útil para obtener datos estadísticos y para poder localizar las oportunidades en el futuro.

La siguiente pestaña destacable dentro de la oportunidad es el Riesgo. 

Podremos visualizar los Datos del riesgo que hayamos indicado a la hora de crear la oportunidad, los cuales podemos expandir con mayor información en caso de saberla, para poder incluir mayor detalle.

Así mismo veremos a la derecha un Resumen sobre el Cliente, sus pólizas y detalles específicos sobre la oportunidad en curso y de otras que haya tenido con anterioridad.

También, desde este apartado, podremos incluirnos Notas para dejar anotaciones sobre gestiones a realizar en la oportunidad o para dejar registro de información importante a tener en cuenta.

Además de esto, podremos incluir datos de Competidores tal y como se muestra en la captura. Dicho apartado sirve para indicar los datos de la póliza actual del cliente, en caso de que exista alguna. Dicha información también vendrá reflejada en la parte inferior de la pestaña de Ficha.

3. REGISTRO DE COTIZACIONES

 La siguiente pestaña importante para el entorno de Oportunidades es la de Cotizaciones. Aquí podremos incluir manualmente los datos de las cotizaciones para la oportunidad, siendo un registro manual de los presupuestos ofrecidos al cliente. Para ello daremos a Nueva Cotización. 

Rellenaremos los datos que se nos solicitan para generar la cotización y una vez que dichos datos han sido cumplimentados de forma correcta clicaremos en Guardar Proyecto. 

La primera vez que le demos a Guardar Proyecto nos habilitará otro apartado en el que podremos adjuntar documentación que podamos necesitar, en caso de ser necesario. Independientemente de si adjuntamos documentación o no, deberemos volver a clicar en Guardar proyecto.

Una vez que guardemos el proyecto nos aparecerán los datos de nuestra cotización, pudiendo hacerse varias, tal y como se muestra en la siguiente captura: 

Con las cotizaciones que tengamos creadas nos podremos sacar un PDF comparativo, en el que se muestra con detalle toda la información que hemos cumplimentado a la hora de dar de alta la cotización.

Los datos de las cotizaciones pueden ser editados o borrados con sus respectivos botones.

Tras realizar dichas cotizaciones podremos realizar la solicitud de emisión de la cotización, para poder emitir la oportunidad. Esto nos permitirá dejar un registro dentro del apartado de pólizas del programa, con los datos de la solicitud que estamos creando. Desde dicha solicitud podremos posteriormente convertirla en póliza. Para ello daremos en el botón verde de Crear Solicitud.

4. REGISTRO DE EMISIÓN

Nos abrirá una pantalla nueva donde nos aparecerá un resumen de la Oportunidad, como en la pestaña Ficha. Más abajo, nos encontraremos los Datos para la emisión, los cuales deberemos cumplimentar para poder Emitir, lo cual implica que la solicitud se creará en nuestro TBM.

Nos abrirá una ventana emergente la cual nos informa de que la oportunidad será marcada como ganada al crear la solicitud. Para finalizar el proceso debemos dar a Sí para que finalice el proceso.

Una vez finalizada podremos acceder a la solicitud de la Póliza, la cual tendrá una ficha prácticamente idéntica a la de las Pólizas. Dicha solicitud así mismo la podremos Convertir en Póliza, Póliza Colectiva o Sustituirla por una Póliza ya existente seleccionando la opción correspondiente al dar en el botón Ejecutar.

 Volviendo a la Oportunidad, otra de las opciones que tendremos en el apartado de Cotizaciones será Pasar a Póliza. En este caso, al igual que al crear la solicitud, nos mostrará un resumen de la Oportunidad y nos pedirá que cumplimentemos los datos para poder crear la Póliza.

 Una vez que convirtamos en póliza la oportunidad el proceso quedará cerrado y el estado de dicha oportunidad pasará automáticamente a Venta.

El resto de pestañas de Oportunidad van a ser muy similares a los que podamos encontrar en otros apartados del programa como Pólizas, Recibos, Siniestros etc…

Una vez visto el apartado principal,la vida de una oportunidad desde su creación hasta su registro de emisión,  vamos a ver el resto de apartados que están disponibles dentro de las Oportunidades. Empezaremos por el apartado de Buscador, al cual accederemos por la barra lateral izquierda de la pantalla. Lo mismo aplicará para el resto de apartados que veremos a continuación.

Dicho apartado nos mostrará una serie de filtros que podremos utilizar para localizar las Oportunidades que hayamos realizado, independientemente del estado en que se encuentren. Se podrán utilizar los filtros para delimitar la búsqueda al gusto y una vez que se haya realizado, clicamos en Buscar para que nos muestre los resultados.

Podremos acceder a las fichas de las Oportunidades clicando en el botón negro con el número interno de la misma que muestro en la siguiente captura:

El siguiente apartado que veremos será el de Pendientes, al cual accederemos también usando la barra lateral izquierda de la pantalla.

Una vez aquí nos aparecerán directamente los resultados. Las Oportunidades que aparecen en el presente apartado se corresponden con aquellas que tengan indicado una Etapa que haya sido parametrizada para que sea considerada como Pendiente, as mismo, en este apartado podemos filtrar según los Tipos de grupos de Oportunidad, tal y como se ve en la captura. Al inicio de esta guía explicamos cómo definir las Etapas pendientes y los Grupos Tipo Opt.

El siguiente apartado es el de Emisiones, donde podremos ver todas aquellas oportunidades que están Pendientes de emitir y Pólizas pendientes de formalizar, es decir, que se han creado solicitudes.

El siguiente apartado es el de Cotizaciones, el cual nos mostrará un listado de todas las cotizaciones que tengamos registradas en el cómputo total de las oportunidades. Se pueden realizar búsquedas masivas o se pueden utilizar los filtros para realizar búsquedas más específicas.

Una vez mostrados los resultados los podremos importar a PDF o Excel, por si queremos revisarlos fuera del programa. Así mismo nos mostrarán un resumen de los datos más importantes de las cotizaciones filtradas así como un acceso directo a la Oportunidad a la que esté vinculada la cotización, clicando en el botón del apartado de Referencia.

El siguiente apartado destacable es el de Venta Cruzada, el cual nos permitirá filtrar por clientes que no tengan pólizas en unos ramos determinados para así poder realizar campañas comerciales y realizar oportunidades en los ramos en los que los clientes no tengan pólizas.

Para ello nos serviremos de los filtros disponibles, que nos permiten parametrizar varios campos incluidos Sin póliza en estos ramos y Con pólizas en el ramo. Ambos filtros permiten posteriormente indicar diversos ramos para que nos saque la información exacta que queremos que nos muestre.

Una vez le demos a Buscar nos mostrará los resultados que coincidan con nuestra búsqueda, los cuales también podremos exportar a PDF y Excel como en ocasiones anteriores.

En este caso lo más destacado es que nos aparecerán los diversos ramos en los que podemos realizar Oportunidades a los clientes, los cuales aparecerán a la izquierda de la pantalla para poder acceder a sus fichas, y en dichos ramos veremos una serie de iconos. Dichos iconos representan cada uno de los ramos y el color mostrado nos indicará si el cliente tiene una oportunidad en curso en dicho ramo, si tiene alguna póliza o no tiene nada para dicho ramo.

Si el icono aparece en color gris oscuro, como la mayoría de los casos en la captura de ejemplo, es que dicho cliente no tiene ni oportunidad ni póliza para dicho ramo. Si por el contrario aparece en naranja, como en algunos casos, es que hay al menos una póliza en dicho ramo. Si aparece en amarillo es que hay una oportunidad en curso.

En los casos en los que el icono se nos muestra en gris oscuro, podemos clicar directamente sobre el botón para iniciar rápidamente un nuevo proceso y comenzar a parametrizar una oportunidad.

El siguiente de los apartados será el de Incidencias, donde podremos ver todas las Notas abiertas que tengamos vinculadas en las Oportunidades. Será posible así mismo ver las Tareas asociadas a dicha nota desde este apartado, así como Cerrar directamente la nota o asignarle un tramitador. Por último será posible acceder también directamente a la oportunidad a la que esté vinculado clicando en el botón del apartado de Referencia.

Por último tenemos el apartado de Estadísticas, el cual nos permitirá obtener datos extensos sobre las Oportunidades realizadas. Para que nos muestre resultados es necesario que cumplimentemos, como mínimo, los filtros de Abiertas desde y Abiertas Hasta. 

Posteriormente nos mostrará los resultados, los cuales estarán divididos en diversas categorías que son Por Tipo, Por Tramitadores, Por Gestores Comerciales, Por Ramos, Por Colaboradores y Por Compañías.