Creación de Puntos de Venta–Red Comercial

Avant2 Sales Manager

Si trabaja con varias oficinas y se requiere tenerlas identificadas, se podrán crear Puntos de Venta dentro de su organización principal, y así ampliar sus posibilidades.

Al acceder a la Url, el usuario Administrador de la organización a través del apartado “administración” podrá acceder a la opción “Perfil” – “Crear Punto de Venta”

En esta guía se detallan los siguientes puntos:

1. ¿Qué es una organización en Avant2 Sales Manager? 
   
2. Consideraciones de la estructura de Organizaciones 
   
3. Creación de un Punto de Venta
   
4. Consideraciones de la estructura de Organizaciones 
   
5. Usuarios del Punto de Venta 
   
6. Personalización del nuevo Punto de Venta
   
7. Asignación de productos compañía
   
8. Cambiar de punto de venta dentro de ASM

1. ¿Qué es una organización en Avant2 Sales Manager? 

Una correduría puede tener una Oficina o Local donde desarrollar la actividad, en muchos casos también dispone de sucursales, franquicias, distintas ubicaciones, personal externo, etc. en Avant2 Sales Manager puede trasladarse esa misma estructura de organización al entorno de trabajo virtual. 

Se debe entender una organización de Avant2 como un bloque independiente, el cual, puede tener su propia configuración, sus propios usuarios, su propio informe de proyecto, sus propios productos/compañías activas, etc. En la misma línea un Punto de Venta, puede tener características propias, pero además depende y puede ser controlada desde la organización superior, y todas a su vez desde la principal. 

Muchas corredurías podrían tener suficiente con tan solo una organización, pero ASM, nos ofrece la posibilidad de crear un estructura de Puntos de venta o Red Comercial, así ampliar las posibilidades de gestión y controlar toda la producción.

1.1 ¿Cómo puedo crear mi red comercial o puntos de venta? - Estructura de organizaciones 

Antes de crear Puntos de Venta, le recomendamos que analice en profundidad la estructura de su organización y defina previamente sobre papel los diferentes integrantes en el proceso de producción de su negocio. ¿Cuántos Puntos de Venta necesita, que usuarios necesito en cada uno, cuál es la forma de trabajar de estos usuarios? Productores, Jefes de Oficina, Supervisores. 

Nuestro departamento de soporte puede ayudarle a trasladar a este apartado la estructura necesaria para su organización. 

Es posible que desee tener separadas las cotizaciones de una de sus delegaciones así como sus usuarios. También puede necesitar crear un nuevo Punto de Venta para que algunos de sus usuarios coticen con configuraciones distintas o especiales. 

A modo de ejemplo, se muestra una pequeña red de Puntos de Venta que consta de:

 ‐ Organización principal.

 ‐ Dos oficinas (sucursales, delegaciones, franquicias, etc), una de ellas con un     concesionario.

 ‐ Auxiliares sin emisión

 ‐ Auxiliares con emisión, de la cual, cuelgan dos agentes exclusivos. 

Un ejemplo de esta estructura en ASM sería la siguiente:

2. Consideraciones de la Estructura de los Puntos de Venta 

2.1. Configuraciones y compañías

Las configuraciones y asignación de compañías realizadas en una organización se pueden trasladar automáticamente a sus niveles inferiores, es decir, son heredables. 

Por defecto al realizar una configuración o compañía, se genera la misma situación en todos sus Puntos de Venta inferiores, sin necesidad de ir una por una configurando los mismos parámetros. Ahora bien si nos interesa, también se pueden configurar individualmente, por ejemplo el informe del presupuesto puede ser distinto para las distintas oficinas, con su dirección, teléfono y logotipo propios. 

2.2. Usuarios 

A pesar de compartir la misma URL de acceso, cada usuario solo podrá acceder a la configuración y compañías asignadas a su Punto de Venta. En cuanto a la visualización de presupuestos, cada usuario, solo podrá ver los suyos o niveles inferiores según el perfil de usuario que tenga. 

Perfiles de Usuarios: además de poder tener varios Puntos de Venta, el perfil del usuario también juega un papel importante dentro de cada organización. Pudiendo darle más o menos permisos para gestionar la producción de dicha organización. Y en el caso de Supervisor y Administrador también sobre organizaciones inferiores. 

2.3. Presupuestos

Los presupuestos generados en un Punto de Venta, son visibles para el conjunto de la estructura de organizaciones, aunque como norma principal, dependerá del perfil del usuario para poder ver más o menos presupuestos guardados en los distintos niveles. 

- Productor: Sólo puede ver sus propios presupuestos, los generados por él mismo y puede ver si se selecciona los clientes de toda la correduría o solo ver los suyos

- Jefe de Oficina: Puede ver todos los presupuestos generados por cualquier usuario de su organización. 

- Supervisor: Puede ver todos los presupuestos generados por cualquier usuario de su organización y de las organizaciones de niveles inferiores, nunca de niveles superiores. 

- Administrador: Puede ver todos los presupuestos generados por cualquier usuario de su nivel o de niveles inferiores, nunca de niveles superiores. Y además cambiar configuraciones. 

3. Crear un Punto de Venta

Para ello, dentro de Administración, deberá acceder a Perfil – Crear Punto de Venta y rellenar los siguientes campos:

● Nombre: Nombre que identifique al nuevo Punto de Venta. 

● Descripción: Si lo desea, puede añadir una pequeña descripción.

● Activa: Si lo desea, puede crear la organización como inactiva y activarla en un futuro, o bien, desactivar un Punto de Venta en cualquier momento si así lo necesitara. Un Punto de Venta inactivo, conserva todas sus cotizaciones, emisiones, configuraciones y usuarios, pero no es posible acceder a ella. Los usuarios que contenga no podrán acceder a ASM.

● Punto de venta: Es un campo opcional. Si se trabaja con una red comercial, algunas compañías como Mapfre o Mutua Madrileña solicitan que se configure el punto de venta. En el caso de que la compañía le informe, póngase en contacto con soporte@codeoscopic.com para ayudarle a su configuración. 

Guardaremos y seleccionaremos para mantenernos en este nuevo Punto de Venta creado. Se visualizará de la siguiente manera.

4. Usuarios del Punto de Venta

Una vez creado el Punto de Venta, debemos crear los usuarios que trabajarán dentro de ella dentro del apartado “usuarios”

La creación es igual que en la organización principal.  Dispone de la guía “Usuarios - Perfiles, Creación, Edición y Permisos”, 

● Organización: En este campo, se muestra la organización donde se creará el usuario.

● Habilitado: Desmarcando esta opción, deshabilitará el acceso del usuario sin eliminar el usuario ni su producción.

● Perfil de usuario ( * Obligatorio ): Debe especificar el perfil de usuario (apartado 2. Perfiles de Usuarios, de esta guía).

● Usuario ( * Obligatorio): correo electrónico con el que podrá acceder a ASM, el email no puede estar duplicado.

● Identificador SSO: es un procedimiento de autenticación que habilita al usuario para acceder a varios sistemas con una sola instancia de identificación. Sirve para que los usuarios tengan la posibilidad de acceder desde una intranet propia y ya existente sin necesidad de volver a suministrar nuevamente las credenciales a ASM.

● Restringir emisión: a nivel de usuario se puede deshabilitar la posibilidad de emisión en ASM, pudiendo en este caso, solo cotizar y emitir presupuestos.

● Asociación/Permitir Negociación para los productos en los que sea posible: Existen en Avant2 algunas compañías que permiten establecer una negociación de la prima mediante algún método particular como puede ser el caso de AXA Autos. Mediante esta opción se puede establecer para el usuario en concreto una opción personalizada o la que esté establecida a nivel de correduría (apartado “opciones de producción”).

● Ver únicamente a sus clientes: el usuario creado no podrá ver los clientes de otros usuarios.

● Ver clientes sin asignar de toda la correduría: el usuario podrá ver aquellos clientes que no estén asignados a ningún usuario.

● Nombre ( * Obligatorio): nombre del usuario.

● Primer Apellido: primer Apellido del usuario. Campo opcional

● Segundo Apellido: segundo Apellido del usuario. Campo opcional.

● Apodo: si lo desea, puede añadir un apodo que identifique al usuario. Campo opcional. 

● Identificación: tipo de identificación: DNI/NIE, CIF o Pasaporte. Campo opcional.

● Valor: número de identificación (DNI/NIE, CIF o Pasaporte). Campo opcional

● Teléfono principal: teléfono de contacto principal del usuario. Campo opcional

● Teléfono secundario: teléfono de contacto secundario del usuario. Campo opcional.

Una vez Creados los usuarios, les llegará un email de verificación y contraseña para acceder a la plataforma, 

5.Personalización del nuevo Punto de Venta

Por defecto un nuevo Punto de Venta hereda todas las configuraciones realizadas en la Organización Principal, pero nos podría interesar que dicho Punto tenga su propia forma de funcionar o de trabajar las cotizaciones.

Detallamos la personalización más habitual que será la que afecta a las “Opciones de Producción”, 

6.Asignacion de productos compañía

Al crear un Punto de Venta, ésta, heredará la asignación de compañías que tiene en ese momento la Org. Principal y por lo tanto trabajará con las mismas compañías. Si deseamos que este Punto no cotice con alguna de las compañías o que lo haga con un código de compañía propio o distinto de otras org. debemos asignarle su propia configuración de compañía creada previamente, (la creación de configuraciones se realiza en nuestro soporte técnico, previo envió de las claves de compañía) 

Para ello, deberá acceder desde la organización principal a  “Administración” - “Productos”, donde seleccionamos un producto para configurarlo.

Tras el que se desplegarán las compañías disponibles, seleccionaremos la compañía a configurar.

Se recomienda ir por orden para que quede todo configurado según los criterios personales

Ir a configuraciones, seleccionar la configuración que desea personalizar para sus Puntos de Venta , y acceder a “Asignar a suborganización 

A continuación, se muestra un listado de su red de organizaciones. En dicha pantalla, podrá identificar los siguientes controles:

2. Botones de comportamiento: Permiten indicar si la configuración está disponible para una determinada suborganización. Dichos botones se componen de:

● Activo (A): Si una suborganización tiene una configuración activa, se podrá trabajar con esta configuración en la suborganización.

● Visible (V): Si un Puno de Venta tiene una configuración activa visible, los usuarios de este punto, podrán cotizar con ella y ver los resultados. Si es activa invisible, se cotizará pero no se mostrarán resultados.

● Heredable (H): Si una organización tiene una configuración activa heredable, se aplicarán automáticamente a los nuevos puntos de venta creados los valores de activo y visible seleccionados.

3. Expandir o contraer el árbol de organizaciones:  permite ver todas las organizaciones con un solo clic.

7.Cambiar de punto de venta dentro de ASM

Cuando tenemos una red comercial, buscamos la simplicidad a la hora de buscar y configurar los apartados, por lo que en ASM se dispone la opción “Cambiar de Organización”.

Al seleccionar los puntos de venta, se visualizará la organización u organizaciones superiores del mismo.