Descripción 

En la presente guía vamos a ver el proceso por el cual podremos configurar plantillas de comunicación, las cuales usaremos para contactar con los clientes por diferentes medios a través del propio programa.

Esto permitirá poder realizar una gran variedad de comunicaciones e interacciones con el cliente sin la necesidad de salir del propio programa, y dejando un correcto registro de todas esas comunicaciones lo cual permitirá consultar dicho histórico en cualquier momento.

Pasos a seguir 

Los pasos fundamentales a seguir para poder realizar correctamente este proceso sería realizar la configuración de las plantillas a utilizar, posteriormente la búsqueda del cliente, póliza, recibo etc… desde la cual realizaremos la comunicación y por último el Envío en sí mismo. A lo largo de esta guía entraremos en detalle en cada uno de estos apartados, mostrando ejemplos para una mayor comprensión.

Configuración de Plantillas de Cartas

Para comenzar una carta en TBM Web debemos dirigirnos a su apartado correspondiente de la columna de la izquierda que indica Cartas.

Una vez en dicho apartado nos encontraremos con la pantalla principal de las cartas, la cual nos divide la información en diferentes apartados. Iremos viendo los diversos apartados de forma personalizada para que quede más claro su uso.

En primer lugar nos encontramos las opciones de creación de Nueva Carpeta y Nueva Carta. 

Posteriormente explicaremos todos los apartados con mayor detalle, por el momento comenzaremos con la opción que utilizaremos para poder elaborar las plantillas parametrizables para las comunicaciones con los clientes será la opción de Nueva Carta.

Para crear una Nueva Carta clicamos en el botón correspondiente de la parte superior de la pantalla. Esto nos llevará a otra página distinta en la que ya podremos empezar a parametrizar los datos de nuestra comunicación. La pantalla que nos aparecerá será semejante a la mostrada a continuación.

Vamos a ir viendo cada uno de los apartados por partes para entender su uso particular. 

En primer lugar nos encontramos el apartado de Nombre, en el cual introduciremos el nombre de la plantilla de carta que vamos a realizar. Es recomendable utilizar un nombre reconocible y conciso que permita identificar rápidamente el propósito de la plantilla.

El segundo apartado es el Objeto de la carta. En dicho apartado lo que debemos indicar es en qué registro del programa vamos a utilizar la plantilla que estamos realizando. Es importante elegir correctamente el Objeto de la carta puesto que las opciones de parametrización y la disponibilidad de la plantilla varían dependiendo de la opción escogida.

Una vez seleccionado el Objeto de la carta debemos indicar el Método de comunicación seleccionando una de las opciones que tenemos disponibles a continuación. 

La opción de Asunto solo estará disponible exclusivamente en caso de que la opción seleccionada en Método sea la opción de E-mail. Aquí podríamos parametrizar el asunto del correo electrónico de así quererlo.

Podremos a su vez configurar la visibilidad de nuestra carta, indicando si es Visible para colaborador y/o Visible para cliente en su respectivos accesos personalizados de entorno.

El siguiente apartado que nos vamos a encontrar serán los Campos. Esto lo que nos va a permitir indicar aquellos datos que queremos que se modifiquen dependiendo de aquí le llegue la comunicación. Estos datos se sacarán directamente de la información indicada en las fichas de Cliente, Pólizas, Recibos, Siniestros etc…

Esto nos será de utilidad para no tener que personalizar datos específicos del cliente de manera manual en cada una de las comunicaciones que realicemos pues dichos datos pueden ser cumplimentados de manera automática.

Por último tenemos el apartado propio de la carta, en el cual escribiremos nuestra comunicación y quedarán reflejados los campos que hemos ido seleccionando, construyendo de forma efectiva nuestra carta.

Una vez que hayamos completado todos estos pasos clicamos en el botón Guardar localizado en la parte inferior de la pantalla.

De esta forma ya quedará guardada nuestra carta en TBM.

Esto nos llevará a la página original del apartado de Cartas. El siguiente apartado nos muestra los filtros de Objeto y Método, que nos permiten especificar a quién va dirigida la carta y el método de envío de la misma, tal y como se muestra en la captura. Así mismo tendremos los campos de Nombre, Asunto y Texto que nos permiten especificar aún más en los filtros de búsqueda.

El siguiente apartado nos muestra las Carpetas creadas en nuestro TBM, en las cuales podemos clasificar nuestras cartas estableciendo los criterios que deseemos. Podremos Editar o Eliminar las carpetas utilizando los iconos correspondientes a la derecha de la pantalla.

Por último, nos encontraremos con un despliegue de todas las Cartas que tenemos creadas y hemos filtrado usando los filtros previamente comentados. Dichas cartas pueden ser editadas o eliminadas usando los iconos correspondientes a la derecha de la pantalla.

Envío de cartas

Para enviar una carta utilizando la plantilla que hemos utilizado nos deberemos dirigir a un registro concreto, puede ser un cliente, una póliza, recibo etc... dependerá del tipo de carta que hayamos configurado con anterioridad. 

Posteriormente clicaremos en el apartado de Mensajería para los envíos de correos electrónicos o SMS.

Elegiremos la opción que queramos para realizar el envío, ya sea E-Mail o SMS.

Huelga decir que el remitente de los envíos de correo electrónico será aquel que el usuario que va a realizar el envío tenga configurado en el apartado de Mi Perfil

Clicaremos en Enviar E-Mail y nos aparecerán diversas opciones. Estas opciones representan si deseamos que nos recoja automáticamente el correo electrónico de la persona indicada. 

Por ejemplo, si escogemos la opción de Libre no recogerá ninguna dirección de correo de forma automática y podremos incluirlo nosotros a mano. Si escogemos Cliente nos recogerá el correo indicado en la ficha de cliente, lo mismo ocurre con Colaboradores, Compañía etc…

Una vez seleccionada la opción deseada se nos abrirá la ventana de parametrización del correo. Aquí nos aparecerá el apartado Plantilla, en el cual podremos seleccionar una de las plantillas que hayamos parametrizado anteriormente. También nos aparecerá el correo electrónico al que vamos a hacer la comunicación y podremos añadir más correos en copia.

El apartado Asunto lo podremos personalizar pero cabe recordar que ya vendría cumplimentado en caso de que lo hayamos parametrizado así durante la creación de la plantilla. Lo mismo ocurrirá con el cuerpo del correo en sí mismo, el cual vendrá cumplimentado según los parámetros que hayamos indicado en la plantilla, aunque será posible realizar cualquier modificación de forma previa al envío.

Una vez que tengamos todo correctamente parametrizado clicaremos en Envíar. De esta forma el correo quedará correctamente enviado en la misma página de Mensajería nos aparecerá el registro de dicho envío.

Con este registro de correos podremos irnos al apartado de Acciones (dentro de Mensajería) y tendremos dos opciones: Reenviar y Detalle.

Reenviar nos permitirá realizar de nuevo el envío del correo electrónico y la opción de Detalle nos mostrará un resumen de los datos del correo enviado, tanto las direcciones de correo, el asunto, el mensaje y si llevaba algún tipo de adjunto el correo.

Ahora realizaremos un ejemplo con SMS.

Para realizar el envío de SMS, al ser un servicio adicional no incluido por defecto, lo primero que deberemos hacer es contratar dicho servicio con el Departamento Comercial de Codeoscopic, adquiriendo créditos que utilizaremos para el envío de SMS. Una vez hecho esto, desde Soporte se procederá a su configuración. El teléfono móvil que se parametriza es el que aparece en el perfil de Usuario en TBM ADMIN.

Para utilizar dicho apartado clicaremos en Enviar SMS en el apartado de Mensajería y tendremos opciones similares a lo ya visto en Emails.

Al seleccionar una de las opciones nos aparecerá la siguiente pantalla que nos permite, al igual que en los emails, seleccionar una plantilla a utilizar, además de seleccionar el móvil al que vamos a hacer la comunicación así como una vista previa del SMS.

Otros métodos de notificación

Existen también otros métodos de comunicación diferentes al explicado anteriormente. 

En la pestaña de Ficha en Clientes, Pólizas, Recibos y Siniestros tendremos los botones de Notificar y el de Cartas, los cuales nos permiten también realizar comunicaciones con el cliente.

Empezando con la opción de Notificar, la cual encontraremos en la parte superior del apartado ficha, con el siguiente icono:

Al clicar aquí se nos abre la siguiente pantalla que nos permitirá realizar diversas parametrizaciones. Para empezar indicar el Método por el cual vamos a realizar la notificación (Email, carta, SMS, etc) y la Plantilla que vamos a usar para la comunicación.

Dentro del apartado Método, encontraremos diferentes opciones, las cuales son las siguientes:

-Email: Se utiliza para mandar un correo electrónico a la dirección indicada en la ficha del cliente

-Email Colaborador: Se utiliza para mandar un correo electrónico a la dirección indicada en la ficha del colaborador asociado.

-SMS: Se utiliza para enviar un mensaje SMS al teléfono móvil indicado en la ficha del cliente.

- Push App Cliente: Se utiliza para mandar un comunicado al cliente, apareciendo dicha notificación desde el acceso de TBM de Clientes.

- Notificación a Colaborador: Se utiliza para mandar un comunicado al colaborador asociado, apareciendo dicha notificación desde el acceso de TBM de Colaboradores.

- Manual: Se utiliza para mandar comunicaciones de tipo carta, las cuales están pensadas para imprimirse.

Clicando en el icono del Ojo que muestro a continuación, podremos ver una Previsualización de la comunicación a realizar.

Otra de las opciones que nos aparece es Excluir, para que el programa pueda excluir o no al cliente de la comunicación en caso de habérsele realizado de forma previa. Al abrir el desplegable aparecen las siguientes opciones.

Posteriormente clicaremos en Notificar y se procederá al envío de la notificación.

Cabe decir que es posible realizar notificaciones de manera masiva desde los filtros de los apartados de Clientes, Pólizas, Recibos, Siniestros etc… Para ello filtramos la información como deseemos, para sacarnos únicamente los registros a los que queramos realizar la notificación.

Posteriormente, una vez que se muestra el listado de resultados, podemos clicar en la casilla en blanco encima de todos los registros o podemos marcar manualmente cada uno de los registros que deseemos:

por ejemplo 

El resultado debería quedar como en la siguiente imagen, en la cual se nos marcarían 20 registros pero podríamos marcarlos todos los del filtro tal y como se muestra. Posteriormente clicaremos en Notificar.

La metodología a partir de este punto es la misma que la explicada para las notificaciones individuales.

Por otro lado, para el envío de cartas físicas es necesario que generemos el documento mediante el uso de Cartas.

Al clicar en Cartas nos aparecerán las carpetas en las que tengamos cartas creadas y un desglose de aquellas plantillas que se correspondan con la categorización que hemos indicado.

A la derecha de las plantillas de las cartas tendremos tres iconos que son los siguientes:

El primero de los iconos nos generará un enlace de firma el cual podremos copiar para enviar al cliente o mandar por SMS.

Los otros dos iconos corresponden a la generación de la carta en los formatos PDF y Word. Dichos ficheros se generarán en los mencionados formatos y quedarán guardados en el ordenador para poder ser enviados al cliente.

Al realizar la notificación, se crea de manera automática una nota en los clientes a los que se les ha realizado el envío el email o sms. Esta notificación será crítica para el seguimiento, ya que con ella podremos asignar tareas a los diferentes comerciales para que continúe con las gestiones de comunicación con el cliente, a través de la opción "Centro de incidencias".

El primer paso que haremos será buscar dentro de incidencias la notificación. Como siempre, nos ofrece muchas opciones, entre las que se encuentran búsqueda por OBJETO.

En la descripción pondremos la comunicación y nos listará todos los clientes a quien hemos hecho la campaña.