En esta guía vamos a ver cómo se realizan las importaciones en TBM Admin y como revisar incidencias en dichos ficheros de importación.

Para acceder a las importaciones debemos clicar en la pestaña superior a Enlaces – Importar/Exportar Datos (EIAC).

Lo primero que nos encontraremos a la hora de entrar en dicho apartado será el apartado Origen desde, el cual está dividido en ficheros de Compañías/Aseguradoras o Colaboradores, Ficheros EIAC, AVANT2 Sales Manager y S.I.T.E.C Integración automática.

Esto representa las diferentes pestañas donde podremos localizar los ficheros de importación de datos, diferenciando según su formato, método de importación y origen.

Los ficheros de Compañías/Aseguradoras o Colaboradores:  corresponden con aquellos ficheros que se hayan importado de manera manual al programa y que tengan un formato diferente a EIAC (XML). Este tipo de fichero pueden tener formato CSV, XLS, TXT etc…

CLos ficheros EIAC se corresponden con aquellos ficheros que se hayan importado de manera manual al programa y que tengan formato EIAC (XML)

La pestaña AVANT2 Sales Manager se corresponde con aquellos ficheros en formato XML, que contienen pólizas emitidas en ramos concretos, que se hayan importado de forma automática desde AVANT2 (Previa configuración de conectividad entre ambas plataformas)

La pestaña de S.I.T.E.C. Integración automática se corresponde con aquellos ficheros EIAC que se han descargado de manera automática mediante la configuración de claves de compañías dentro de TBM.

REVISIÓN Y SOLUCIÓN DE INCIDENCIAS DE FICHEROS

Para poder revisar todos aquellos ficheros que tengamos con incidencias de la forma más eficiente posible, tendremos que utilizar los filtros que se muestran en la siguiente captura:

En primer lugar, modificaremos las fechas de Desde/Hasta poniendo una fecha muy antigua en el apartado Desde. Por defecto nos marca los últimos 15 días por lo que si hubiese algún fichero pendiente fuera de ese rango de fecha podríamos dejarlo sin solventar sin quererlo. Para que aplique los cambios clicamos en el icono de la lupa.

Posteriormente seleccionaremos el filtro de Estado y pondremos la opción Pendientes con incidencias, así solo me seleccionará aquellos ficheros que tengan cualquier tipo de incidencia. 

El tercer filtro que debemos utilizar es el de Proceso, ya que lo primero que tenemos que revisar son los pendientes con incidencias de Pólizas, siendo muy importante tener en cuenta este orden, ya que nos tenemos que asegurar que no tenemos pólizas pendientes con incidencias. Debemos revisar estas primeramente ya que sin las pólizas los recibos y los siniestros no van a poder introducirse de forma correcta en el programa al no tener un registro al que asociarse. 

Una vez que tengamos estos dos filtros configurados, podremos ver todos los ficheros que tenemos pendientes con incidencias de pólizas y nos aparecerá de esta manera: 

Una vez que tengamos todo filtrado correctamente, ya podremos comenzar con el proceso de revisión en sí. Existen dos metodologías para poder realizar este tipo de revisión.

En primer lugar, podremos realizar la revisión de los Detalle del Proceso seleccionado o Detalles de los Procesos filtrados seleccionando una de las opciones que se encuentran justo debajo de los filtros usados anteriormente. Esto nos permitirá revisar los datos de uno de los ficheros filtrados o de todos los ficheros de manera simultánea.

Al clicar alguna de dichas opciones, nos aparecerá los detalles del proceso del fichero o ficheros que hayamos seleccionado. Nos indicará los datos básicos del fichero y cuál es la descripción de la Incidencia.

En la parte inferior de la pantalla podremos ver un apartado de Detalles, el cual nos desglosa de forma más extensa la información sobre los ficheros.

También tendremos la opción de visualizar estos datos mediante el uso de informes. Nos dirigiremos a la parte superior derecha de la pantalla donde nos encontraremos la opción Informe(s) de la vista.

La información quedará desglosada en un informe que será posible importar en diferentes formatos para disponer de dicho informe en nuestro propio ordenador, fuera del propio programa de TBM Admin.

La segunda opción de visualizar los informes de los ficheros con incidencia sería mediante el propio apartado de Informes, para ello tendremos que ubicarnos en la parte derecha de la pantalla seleccionar la primera opción Informe(s) del Proceso.

Cuando le hayamos clicado se nos abrirá una ventana emergente donde se nos indica que datos están correctos e incorrectos dentro del fichero. En esta pantalla, recomiendo desmarcar el check de Incluir Incidencias puesto que de esta forma nos filtrará únicamente las incidencias importantes para la importación del fichero, excluyendo aquellas que tengan únicamente un carácter informativo. Posteriormente clicaremos en Aceptar para que se nos genere el informe de las incidencias.

Se abrirá una pantalla que nos detalle las incidencias del fichero. La incidencia más común en los ficheros de Pólizas es el Tipo de Seguro o no existe o no fue relacionado:

Para tratar este tipo de error, simplemente tendríamos que volver a la pantalla de Procesos de Importación de datos, ubicarnos en la parte derecha en la columna Acciones y clicar o bien en Reprocesar o Reprocesar la selección. La diferencia entre Reprocesar y Reprocesar la selección es simplemente que la primera de ellas realiza el proceso de forma individual, sin embargo, la segunda, procesaría de nuevo todos los ficheros que tenemos filtrados, por lo que es más recomendable usar esta segunda opción ya que es mucho más rápido y eficiente. 

En el caso de las pólizas el fichero comenzará a procesarse y nos solicitará que hagamos la relación de los tipos de seguros pendiente. Este proceso se nos presentará de una forma similar a la de la siguiente captura:

En dicha pantalla encontramos tres apartados. Una sección en rojo, en la cual están los tipos de seguros pendientes por relacionar procedentes del fichero. Un apartado en blanco con los tipos de seguros o ramos con los que relacionar, siendo esta información existente de forma previa en el programa. Por último, encontramos un apartado en verde con las relaciones de tipos de seguros que hemos realizado con anterioridad.

En primer lugar, se nos da la opción de unificar el tipo de seguro que nos proporciona la compañía en el fichero con otro tipo de seguro que ya tuviésemos previamente creado en TBM dentro de la compañía que estemos reprocesando. Al vincular tipos de seguros entre sí lo que estamos haciendo es un proceso de unificación, es decir, que el tipo de seguro que estamos seleccionando en primer lugar se convierte en el que indicamos en segundo.

Puede darse el caso que no tengamos información previa con la que relacionar o que deseemos relacionar directamente con el Ramo para que los tipos de seguros se creen de forma independiente en el mismo. En ese caso, deberemos clicar en el botón de Forzar creación de los valores pendientes. Esto nos abrirá una ventana emergente en el que debemos indicar que sí.

Una vez tengamos los ramos, simplemente deberemos clicar en el ramo con el que queramos relacionar el tipo de seguro. Esto provocará que, dentro de la Compañía en cuestión y dentro del ramo seleccionado, se cree el tipo de seguro correspondiente que tuviésemos seleccionado.

Este proceso habrá que realizarlo con todos los tipos de seguros que tengamos pendientes y tantas veces como nos lo pida el asistente para finalizar correctamente la importación.

Una vez que hemos terminado de realizar todo el proceso en pólizas y asegurarnos que todo ha entrado de forma correcta, podemos continuar con el siguiente paso, que sería cambiar el filtro de Proceso y seleccionar en este Todos.

Esto nos debería dejar ya únicamente con los ficheros de Recibos y Siniestros. El error más común en estos es que La Póliza no existe.

Lo primero que debemos hacer al tratar con las incidencias de Recibos y Siniestros, sería Reprocesar la selección de forma directa, para comprobar si al reprocesar dichos registros se asocian a sus respectivas pólizas. En caso de que al terminar el proceso comprobamos que se nos siguen quedando ficheros pendientes, entonces lo revisaríamos.

También puede ocurrir que a la hora de revisar en Informes del proceso, descliquemos la opción de Incluir Incidencias y el resultado de los errores se nos quede a 0. Esto se debe a que todas las incidencias de dentro del fichero tienen un carácter informativo, por lo que podemos decir que este fichero es Correcto, por lo que tendremos que Confirmar este fichero y que conste como correcto. 

Para poder realizar este proceso de Confirmación, simplemente tenemos que volver a la pantalla de Procesos de importación de datos, ubicarnos en la parte derecha en la columna Acciones y clicar en la opción Confirmar. 

IMPORTACIONES MANUALES DE FICHEROS

Importación de Ficheros EIAC

También podremos realizar importaciones manuales de ficheros para aquellas compañías que no dispongan de conexión para la descarga automática o para importar ficheros que nos puedan proporcionar todas las compañías, incluidas las que si tienen descarga automática.

Para realizar la importación de ficheros manuales nos dirigiremos a la parte derecha de la pantalla, a la zona de Acciones y clicamos en la opción de Nuevo Proceso. Posteriormente daremos a Siguiente en la ventana emergente y llegaremos a la Selección del Proceso y parámetros para la importación de datos.

En este apartado debemos seleccionar el tipo de proceso que queramos realizar, que para el caso de las importaciones de manuales se corresponde con Ficheros de Compañías/Aseguradoras o Colaboradores y la de Ficheros EIAC. Dependiendo de qué tipo de fichero de importación tengamos, del formato específico que tenga, pues habría que seleccionar una opción u otra. 

En caso de que tengamos un fichero EIAC, es decir, cuyo formato y extensión es XML, seleccionaríamos la opción de Ficheros EIAC. Tras ello clicaríamos en Siguiente y en la siguiente pantalla nos aparecerán las opciones de Selección de fichero(s) múltiple y Un solo fichero. 

Si  utilizamos la primera opción, debemos pulsar en el cuadro del enlace que indica Clic aquí para añadir los ficheros. Se nos abrirá una pantalla de navegador desde Tesis Broker Manager en Web para arrastrar o subir los ficheros a procesar. Aunque nos aparecerá este mensaje, … 

No deberemos pulsar el botón Aceptar hasta haber realizado la operación de subida de archivos que vamos a ver a continuación.

Arrastraremos o pulsaremos el botón para subir los archivos, podemos realizar todas las secciones de archivos que necesitemos, para finalizar pulsaremos el botón Guardar documento y observaremos que se añaden en la ventana, con lo que regresaremos a Admin, y ahora sí, pulsaremos Aceptar en la ventana de aviso/advertencia que nos aparecía. 

A partir de ahora, nos da la opción de procesar los ficheros subidos ahora, si pulsamos el [SI], o hacer que se procesen de forma desatendida si pulsamos el [NO], con esto conseguimos que no tengamos de estar pendientes del proceso de los archivos (si son muchos) y podemos delegar esa misión al sistema, que realizará el proceso a través de un proceso automatizado. 

Tanto si escogemos una opción u otra, el sistema nos lo hará confirmar, por si nos hemos confundido, poder volver hacia atrás. Una vez, confirmado el tipo de ejecución si hemos escogido que se ejecute directamente procederá a realizar el proceso al momento y en caso contrario nos mostrará una pantalla avisando de que el proceso con los x ficheros ha sido delegado al sistema para ser ejecutado de forma desatendida.

En caso de que seleccionemos la opción de Un solo fichero debemos clicar en el icono de la carpeta con la lupa para poder importar el archivo.

Esta acción abrirá una ventana emergente en la cual debemos importar el fichero a subir. Es importante destacar que debemos arrastrar desde nuestro equipo el archivo que deseamos importar a la carpeta de la ventana emergente.

Una vez que lo hemos subido clicamos en el fichero y después pulsamos en Seleccionar.

Tras esto la información del fichero quedará reflejada en la siguiente ventana emergente y podremos clicar en Siguiente y, por último, en Finalizar para que pueda comenzar el volcado del fichero al programa.

Importación de ficheros de Compañías/Aseguradoras o Colaboradores

En caso de que el fichero de importación de datos que tengamos a disposición tenga un formato distinto al EIAC, que puede corresponderse con XLS, CSV, TXT etc… pues seleccionaríamos la opción de Ficheros de Compañías/Aseguradoras o Colaboradores. 

Sin embargo, este tipo de ficheros, al contrario que los EIAC, requieren de una serie de configuraciones previas dentro de TBM Admin para que puedan ser volcados correctamente. Para realizar esas configuraciones previas debemos dirigirnos a Tablas - Compañías.

Una vez allí clicaremos en la lupa que encontramos en el apartado de Identificación, permitiéndonos de esa forma realizar la búsqueda de la compañía en cuestión que queramos realizarle la configuración. Si conocemos el código de la compañía podemos indicarlo directamente.

Una vez seleccionada la compañía, sus datos se cargarán automáticamente y debemos clicar en la pestaña de Formatos en la parte inferior de la pantalla. Una vez hecho esto habremos llegado al apartado donde configurar los formatos que son necesarios para realizar la importación de datos.

Clicaremos en Editar en la parte superior de la pantalla y procederemos a realizar la configuración. Para ello debemos ir revisando los apartados de Importación de Pólizas, Importación de Carteras (Recibos), Cambio de Estados (Recibos), Importación de Siniestros e Importación de Liquidaciones, desplegando sus respectivas pestañas y buscando dentro de las opciones disponibles aquellas que se correspondan con la compañía en cuestión que estamos haciendo la configuración.

En este caso es recomendable que configuremos todos los formatos disponibles para la compañía pues esta puede proporcionar diferentes tipos de ficheros, en diversos formatos, por lo que se ahorraría tiempo teniendo todos los formatos ya configurados. 

Una vez configurados los formatos de la compañía y guardados los cambios pulsando en Aceptar, podríamos volver al apartado de Importar/Exportar datos (EIAC) para proceder a subir el fichero. Seguiríamos los pasos especificados con anterioridad para llegar al apartado correspondiente y una vez allí procederíamos a la configuración de los parámetros para poder subir el fichero. 

Será necesario seleccionar la Compañía a subir, el Proceso que vayamos a subir (Pólizas, recibos, siniestros etc…) y el Formato del fichero. 

Una vez configurado correctamente clicaríamos en Siguiente y seguiríamos el mismo proceso para buscar el fichero en cuestión visto en las importaciones EIAC.

FORZADO DE IMPORTACIONES AUTOMÁTICAS

S.I.T.E.C Integración Automática

Los apartados automáticos de las importaciones, ya sea S.I.T.E.C. Integración Automática como AVANT2 Sales Manager pueden forzarse de la misma forma que los apartados manuales de las importaciones.

Forzar una descarga en cualquiera de dichos apartados nos permitirá comprobar de manera manual si existe algún fichero pendiente por descargar sin esperar a que el Batch automático realice dicha comprobación.

Para ambos casos, debemos dirigirnos a Acciones y posteriormente clicar en Nuevo Proceso, de la misma forma que haríamos para una importación manual.

En caso de querer realizar dicha operación mediante SITEC seleccionamos la opción de SITEC Integración automática y posteriormente seleccionamos la Compañía en cuestión a la cual deseemos realizar la descarga manual. Huelga decir que la compañía debe estar configurada para realizar descargas de este tipo para que nos aparezca en el listado de compañías disponibles.

Una vez realizado esto se iniciará el proceso de conexión con la compañía y puede darnos diversos mensajes como consecuencia de esta acción. Podemos encontrar el mensaje de “No hay ficheros pendientes de descarga”, el cual indica que no hay ninguna novedad con respecto a la disponibilidad de ficheros desde el último intento de descarga.

También puede indicarnos que existen ficheros pendientes para la descarga, siendo el mensaje correspondiente el que aparece en la siguiente captura. Si clicamos en Sí nos aparecerán más detalles sobre los ficheros disponibles y nos dará la opción de procesarlos en ese mismo momento.

Aparte de estas casuísticas, también es posible que aparezcan otro tipo de mensajes indicando algún tipo de incidencia con la descarga o conexión de dicha compañía en particular. Sin embargo, los mensajes anteriormente indicados representan los ejemplos más comunes.

AVANT2 Sales Manager

Este proceso de descarga desde Avan2 Sales Manager se realiza de manera automática, pero puede realizar el forzado de descarga donde  utilizaremos la misma mecánica que con SITEC, por lo que seleccionaremos la opción correspondiente y clicaremos en Siguiente.

Los productos que se descargan son auto, moto, hogar y decesos.

Al contrario que en SITEC, en la opción de AVANT2 no se selecciona ninguna compañía pues se realizaría con todas de forma simultánea. 

El proceso se iniciaría y de la misma forma que en SITEC. De la misma forma nos podría dar diferentes mensajes

Este mensaje nos aparecerá en cuanto exista algún Mapeo de producto pendiente por relacionar. En la captura podemos observar un ejemplo que nos indica que mapeos nos faltan para poder descargar los ficheros.

Para realizar los mapeos, dispone de un articulo en nuestro Portal Autoservicio:  Mapeos TBM-ASM Workspace

Es importante señalar que es preciso realizar la configuración de los mapeos entre AVANT2 y TBM para que el apartado de Avant2 Sales Manager funcione correctamente desde las importaciones de TBM Admin. En caso de que no estén configurados la descarga de ficheros se cortará de raíz.

Datos Registrales BORME CODEOSCOPIC S.A. – A85677342   -   Registro Mercantil de MADRID T 26683, L 0, F 71, S 8, H M 480885, I/A 1(20.05.09)

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