Avant2 Sales Manager

Para el uso de la funcionalidad del Gestor de Firmas es necesaria la contratación previa de un saldo de créditos que se irán consumiendo en función del uso de la herramienta, así como la carga de la plantilla de Documento de Consentimiento según el RGPD, si se desea utilizar para este fin, puede ponerse en contacto con nuestro departamento Comercial: comercial@codeoscopic.com.

La herramienta “Gestor de Firmas” de Avant2 tiene la función de poder recabar la firma de nuestros clientes de un modo inmediato, a distancia y certificado electrónicamente.

Se puede utilizar para cualquier tipo de documento que necesitemos tener firmado por nuestros clientes pero podemos diferenciar dos formas de recabar la firma en función del objetivo al que está destinada:

Tipo 1.- Recabar el consentimiento para el uso de los datos de un cliente según la RGPD. (Plantilla)

Tipo 2.- Resto de documentos como Pólizas, SEPA, Cambios de titularidad, en definitiva cualquier documento PDF.

En esta guía se gestionarán los siguientes apartados:

1. Configuración desde Administración
2. Configuración del Correo Electrónico
3. Funcionamiento: Envío y Firma de Documentos
4. Envíos Pendientes de Firma
5. Proceso de firma en el Cliente
6. Gestión de Contratos Firmados o Pendientes
7. Envío por Lotes

1. Configuración desde Administración

Para ello el usuario Administrador de organización debe acceder con sus credenciales al apartado de Administración en su URL y dirigirse a “opciones de producción -contratos”

Donde se determinará por defecto si desea que se envíe con Proceso Cualificado avanzado o básico, o si por el contrario, quiere que cada vez que realice un envío se pregunte al firmar. (ver apartado PROCESO DE FIRMA EN EL CLIENTE)

2. Configuración del Correo Electrónico  

Al acceder a la configuración del envío de correos de Avant2 Sales Manager, aparecerá la opción Google (Oauth), que será la que debemos utilizar si queremos que los correos se envíen a través de una de nuestras cuentas de correo de Google.

Al seleccionar esta opción, nos mostrará el correo autorizado actualmente (ninguno si es la primera vez), y un botón para autorizar el envío de correos a través de una cuenta de Google.

Al pulsar este botón, se iniciará el proceso de autorización. La pantalla del MAO se quedará esperando a que finalice el proceso y se abrirá una pestaña en el navegador para iniciar el proceso de autorización.

La aplicación sólo accederá a la dirección de correo electrónico. Es necesario para saber a qué cuenta se ha dado permiso y poder finalizar la configuración en Avant2 Sales Manager. Al pulsar en Continuar, nos aparecerá una nueva pantalla con los permisos que se están concediendo para que Avant2 Sales Manager haga en nombre del usuario de la cuenta. En este caso, sólo es el de enviar correos electrónicos.

En este caso deberá de acceder al Desktop en el siguiente apartado: MENU → Gestión de Organizaciones → Firma de Contratos. 

3. Funcionamiento envío y Firma de documentos 

Podemos recabar la firma de un documento a un cliente de dos formas distintas, 1) durante la toma de datos de un nuevo presupuesto o 2) en cualquier otro momento y para clientes ya existentes en nuestra base de datos.

3.1. Firma de Consentimiento durante un Presupuesto

Durante la toma de datos en un nuevo presupuesto, al identificar al conductor por su DNI, Avant2 nos dirá si ya tenemos recabado el consentimiento de este cliente o No. (1)

Si no lo tenemos pulsaremos el botón “Consentimiento” a continuación se mostrará una ventana para introducir los datos del cliente. Para enviar el documento al cliente pulsamos sobre “Continuar”. 

Estos datos son los que se sustituirán “al vuelo” en el documento plantilla que se ha configurado previamente, de tal manera que, cuando le llegue el documento al cliente, figuren los datos de la Correduría, así como con sus datos personales ¡y solo tenga que firmar!

También en la ficha del cliente, aparecerá si el cliente tiene o no firmado el consentimiento.

3.2. Firma de Documentos desde “Gestión de Firmas”

Tipo 1: También podemos recabar el consentimiento de uso de datos personales de nuestros clientes en cualquier momento y sin necesidad de iniciar un presupuesto.

Mediante la herramienta “gestión de Firmas” habilitada en AVANT2 SALES MANAGER, Seleccionamos el tipo de contrato a Firmar, en este caso seleccionamos “Consentimiento para el tratamiento…”, Introducimos el DNI así se verifica que este cliente aun no nos ha firmado, Pulsamos “Crear Contrato” y se abrirá la ventana donde introducimos los datos del cliente.

Una vez completados todos los datos pulsamos sobre “Continuar” para iniciar el proceso de firma en el cliente.

Estos datos son los que se sustituirán “al vuelo” en el documento plantilla que se ha configurado previamente

Tipo 2: Podemos enviar para su firma cualquier otro tipo de documento en PDF.

Del mismo modo anterior, en la herramienta de Gestion de Firmas, pestaña “Firmar contrato” Seleccionamos el “Tipo de contrato: Generico” , Ponemos un nombre al tipo de documento y el DNI , Pulsamos “CREAR CONTRATO” , en la ventana que aparece  nos permite indicar los datos del cliente que figurarán en la firma digital  y cargar el documento especifico que queremos enviar para firmar, dicho documento deberá estar previamente editado con los datos definitivos que deban figurar para ser firmados y en formato PDF.

Una vez cargado el documento ya podemos enviar mediante el botón “ENVIAR CONTRATO” 

Podremos realizar la búsqueda de aquellos clientes a los que se le ha realizado un envío de documentación a través del gestor de firmas en el apartado “Gestión de firmas”

Desde esta pantalla, podremos realizar varias gestiones:

4.En envíos pendientes de firma:

Cuando un documento se encuentra pendiente de firma podemos realizar tres opciones: 

• Editar los datos personales, en el caso de ser incorrectos se pueden modificar para el envío mediante el enlace.

• Ir a la firma, que nos llevará al enlace que se le envía al cliente con el documento a firmar.

• Copiar enlace, que permite al mediador enviarlo posteriormente al cliente.

En contratos ya firmados y dentro de los 3 meses que tiene para la descarga del documento, tiene la posibilidad de descargar el contrato.

5. Proceso de Firma en el Cliente

Justo antes de enviar el documento a firmar, podremos elegir el TIPO de FIRMA: Proceso Cualificado Avanzada o Proceso Cualificado Básica.

Proceso Avanzado: certifica TODO el proceso de envío, recepción, firma y acta final de todo el proceso. Utilizando un símil, y salvando las diferencias, sería equivalente a un BUROFAX. Este tipo de firma te otorga la carga de la prueba y, ante un contencioso, te da ventaja a la hora de demostrar que tu cliente realizó esa firma. Además, el proceso de Firma Avanzada incluye la custodia del documento y las evidencias del proceso durante 5 años.

Proceso Básico: es, jurídicamente hablando, igualmente valida, pero solo certifica con un sello de tiempo cualificado la firma del PDF, la IP y la hora exacta en el que se firmó. Volviendo al símil del correo, sería como una Carta Certificada. La firma Básica no incluye la custodia del documento. El Corredor de Avant2 debe almacenar este PDF en su propio sistema.

Una vez elegido el tipo de firma, se envía el “documento contrato LOPD” o el “Documento Genérico” cargado, al móvil del cliente y a su email.

El cliente recibe inmediatamente en su móvil las instrucciones para firmar el documento.

Primero recibirá un SMS con un enlace web:

Al pinchar en el enlace se abrirá una página personalizada con la imagen de la correduría, donde el cliente podrá leer el contrato

Si el cliente está conforme pulsará el botón “Pulse para abrir el panel de firma”.

En el propio panel podrá marcar las autorizaciones que considere oportunas o consultar el documento genérico.

Finalmente podrá firmar con su propio dedo en la pantalla táctil de su teléfono en el recuadro de firma y seguidamente pulsar el botón de “Formalizar Contrato”. Si se ha equivocado en la firma, puede borrar (botón "Limpiar") y firmar de nuevo.

El contrato firmado se enviará a Avant2, pasando por el Prestador Cualificado de Servicio de Confianza (PCSC), que en este caso es Coloriuris (https://www.coloriuris.net/), que hace las veces de “Notario Digital”, custodio de este proceso y archivo de los contratos firmados.

6. Gestión de Contratos Firmados o Pendientes

Si inmediatamente después de ser enviado hemos decidido esperar a la firma del contrato por parte del cliente, en este momento recibiremos una notificación y podremos descargar el PDF del contrato RGPD firmado por nuestro cliente. Adicionalmente recibiremos una copia de dicho documento firmado en una cuenta de correo habilitada.

Si visualizamos el PDF veremos en el contrato los datos del cliente, junto con su firma y el sello de tiempo creado por el Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (PCSC).

En el caso de recabar la firma durante un presupuesto, podemos enviar el documento pero no es necesario esperar a recibir la firma para continuar con el presupuesto, en cliente puede firmar en el momento o después.

Igualmente, podemos acceder en cualquier momento al Gestor de Firmas y consultar o verificar los contratos firmados o pendientes de firmar. Y descargarnos los PDFs ya firmados.

Podemos copiar la URL donde está el contrato pendiente de firma (dentro del PCSC - Prestador Cualificado de Servicios de Confianza):

Si la copiamos y la pegamos en un navegador podremos visualizar el contrato pendiente de firma. Esta URL se le puede enviar a nuestro cliente por email, por WhatsApp o por otros medios, para conseguir que nuestro cliente termine el proceso de firma de manera correcta.

7. Envío por Lotes

También se pueden enviar a firmar por LOTES de clientes para facilitar la petición por bloques, si queremos recabar el consentimiento a un volumen de clientes y no de uno en uno.

Para ello habrá que cumplimentar una Excel como esta:

Y contactar con SOPORTE en: soporte@codeoscopic.com para que puedan verificar la Excel y coordinar el envío de manera correcta. Es necesario contar con créditos suficientes previo a llevar a cabo el envío del LOTE de firmas.